Puisqu'on parle d'organisation - la paperasse dans le nuage

On parle beaucoup d’organisation ces temps sur le forum, alors je vous donne ma méthode pour me débarrasser et informatiser ma paperasse (j'ai tendance à vouloir tout garder… résultat des papiers partout !). En plus c’est un énorme gain de temps pour moi, même si dans les premiers temps, cela vous semblera un peu fastidieux à mettre en place.

Finalement, cela vous sera probablement très utile si vous utilisez des services de banque ou de poste par internet. Si vous faites encore tout par papier ou au guichet, le gain sera probablement moins visible.

Attention, ceci est un sujet hautement “geek”, à savoir que cela demande un certain équipement informatique, ainsi que le recours à certaines applications (gratuites au départ mais payantes par la suite en fonction du volume). Par ailleurs, il ne faut pas être allergique à l’idée d’avoir ses documents privés stockés sur internet (il y a des possibilités de les encrypter au besoin). 

Il vous faudra pour commencer :

- Un compte sur Evernote (gratuit)
- Un scanner ou un smartphone pouvant prendre des photos (plus fastidieux). Ou un accès à un scanner au travail avec une possibilité d’envoyer les documents sur une adresse e-mail. 
- Un ordinateur (mac ou pc), sinon un smartphone/tablette
- Facultatif : un compte “sur le nuage” (cloud) : Dropbox, Skydrive, Google Drive ou autre


LE MATERIEL

1) Un Compte sur Evernote

La base de mon système est basée sur Evernote. Je précise que je ne suis pas sponsorisée pour proposer ce logiciel :)

C’est une application très intelligente et à la fois très simple, mais qui est tellement flexible qu’elle peut vraiment s’adapter à énormément de besoins, professionnels ou personnels. Pour ma part, je l’utilise pour les deux. Je ne détaillerai pas dans ce sujet toutes les applications et optimisations possibles de l’application, mais elles sont innombrables et surtout, à ma connaissance, inégalées. Il faut voir Evernote comme une base documentaire “non structurée”; vous classez vos documents de manière intuitive, par classeurs. Vous pouvez aussi les classer par mots-clés, mais la vraie grande qualité d’Evernote c’est que l’application peut rechercher n’importe quel document, y compris le document d’images scannées (pour la version payante).

Evernote est gratuit, mais la version payante (Premium) vous offre encore plus de puissance et d’espace disque. La version Premium n’est pas très chère, toutefois je vous recommande de commencer par la version gratuite; si la méthode proposée vous convient, vous pourrez passer à la version payante par la suite (mieux mais pas obligatoire).

Une autre qualité de l’application Evernote, c’est qu’elle est disponible sur toutes les plateformes : Windows, Mac, iOS, Android. Donc quel que soit votre outil de prédilection, vos notes sont avec vous (il faut une connection internet ou la version Premium pour copier les notes en local). En plus Evernote est accessible par navigateur, donc même loin de chez vous, vous pouvez accéder à vos notes. Votre bureau vous suit où vous allez, littéralement. Je vous encourage à charger la ou les applications pour la ou les plateformes que vous avez à disposition. Oui, toutes. Si par exemple vous avez un mac et un iPhone, chargez l’application pour les deux. Vos notes et documents seront synchronisés entre les deux.

Personnellement je recommande de travailler depuis un pc ou mac pour la gestion de votre bureau virtuel au quotidien, et l’utilisation sur smartphone ou tablette occasionnellement,  mais ce n’est pas une obligation (les applications windows et mac OS sont un peu plus complètes que celles sur smartphones ou tablettes)

Enfin Evernote permet aussi grâce à des plugins intelligents de sauvegarder des pages web visitées directement dans l’application. Une fois qu’on s’en sert, on ne peut plus s’en passer !

2) Un scanner


L’idée est que vous allez scanner vos documents et les charger dans Evernote. Dès lors, plus votre scanner sera rapide ou facile à utiliser, et plus le système sera performant. Mais avant de vous lancer dans l’acquisition d’un matériel coûteux, commencez par utiliser ce que vous avez à votre disposition. Idéalement votre scanner devrait vous proposer de scanner vos documents en format pdf (la plupart des scanners modernes le font)

Un smartphone ou une tablette capables de prendre des photos sont tout à fait utilisables comme scanners directement depuis l’application Evernote. La qualité des documents ne sera pas aussi bonnes que venant d’un scanner conventionnel, mais cela peut suffire pour débuter.

Vous avez peut-être à la maison déjà une imprimante multifonctions avec un scanner intégré. Si vous avez un système de chargement automatique de documents, cela vous fera gagner du temps. J’ai commencé à mettre en place mon bureau “dans les nuages” avec mon imprimante multifonctions HP :  


Pour gagner du temps, j’ai récemment investi dans un scanner qui est vraiment destiné uniquement à scanner mes documents. Il est double-face et importe directement les fichiers dans Evernote. Gain de temps optimal, mais il faut y mettre le prix (mais le temps, c’est de l’argent non ?)


Enfin, et on y pense pas assez, mais si vous travaillez dans un bureau bien équipé, vous disposez peut-être d’un scanner qui permet d’envoyer les documents par email. Evernote permet aussi d’envoyer directement des documents à l’application en vous fournissant un email, donc vous pouvez utiliser votre scanner professionnel en entrant directement cette adresse-là, soit en vous l’envoyant à vous-même au bureau, puis sur votre compte Evernote (si vous utilisez Outlook ou Gmail/Google Apps) cela peut même se faire automatiquement). Après vous ne souhaitez peut-être pas que vos collègues tombent par hasard sur vos factures ou documents bancaires...

3) Ordinateur ou tablette


Dans la mesure où Evernote est aussi consultable par navigateur, on pourrait même se passer d’un ordinateur (ou smartphone/tablette). Ceci dit, votre nouveau bureau virtuel sera stocké dans Evernote, et dès lors, avoir un bon écran et un clavier sont des atouts.

4) Disque dur sur le Cloud (Dropbox et autre). OPTIONNEL


En bonne professionnelle de l’informatique, je n’aime pas avoir mes données en un seul endroit. Alors j’aime avoir une sauvegarde de “secours” de mes documents scannés à un autre endroit, qui ne soit pas Evernote, juste au cas où… un backup, si on veut bien.


LES REGLES

- Scannez/stockez tout. Enfin tout ce que, d’habitude, vous garderiez ou utiliseriez. Factures, bons d’achat (utiles pour retrouver les dates d’achat, déterminer les garanties), factures médicales, ordonnances, flyers de contacts utiles, restaurants, recettes de cuisine, cartes de visite, coupures de journaux, notices de médicaments, mode d'emploi, j’en passe et des meilleures.
- JETEZ tout ce que vous avez scanné. Ou plutôt, tout ce qui n’exige pas que vous en conserviez une copie physique. Donc gardez les copies physiques des contrats signés, les bons d’achat qui font garantie (c’est quand même utile de les scanner, car vous retrouverez plus facilement à quelle date vous avez acheté votre magnifique micro-ondes qui vient de vous claquer entre les doigts), mais jetez tout ce que vous n’avez pas besoin de garder “légalement”. Cela réduira déjà votre masse de paperasse d’au moins deux tiers, promis.
- N’entreprenez pas de scanner les dix dernières années de documents qui trainent dans vos classeurs. Commencez aujourd’hui, scannez régulièrement les documents que vous recevez au fur et à mesure (ça prend quelques minutes chaque jour)
- Créez dans Evernote un classeur où les nouveaux documents seront automatiquement classés (un genre de boîte de réception pour Evernote). Vous les classerez plus tard, quand vous aurez le temps. Vous verrez qu’il y a de fortes chances pour que vous puissiez faire cela de manière totalement automatique.
- Si votre banque/poste ou tout autre fournisseur vous propose des documents électroniques plutôt que papier, optez pour cette option. Tout cela que vous n’aurez pas besoin de scanner vous-même… et pensez que souvent les mode d'emploi ou les documents peuvent être retrouvés sur le net, alors pas besoin de les scanner!
- Plus vous aurez de documents dans Evernote et plus vous verrez la puissance du système. Laissez-vous un peu de temps avant de décider si cette méthode vous convient ou pas.




Si vous avez un Ordi (PC ou MAC) : LA MISE EN PLACE DE BASE POUR COMMENCER 

1. Ouvrez un compte sur Evernote 
2. Le logiciel pour votre plateforme se charge automatiquement. Vous pouvez aussi utiliser Evernote depuis un navigateur (Chrome, Internet Explorer, Safari, etc.) en cliquant sur "connexion" une fois votre compte créé : 



3. Une fois dans votre nouvel Evernote (sur le web ou dans l'application), Allez sous "Carnets de Notes”, cliquez sur la petite flèche à droite et sélectionnez “Nouveau Carnet de Notes”. Créez un carnet de notes nommé "Boîte de Réception”, puis ensuite cliquez sur la petite flèche à droite de votre nouveau carnet de notes et choisissez “Propriétés". Finalement, choisissez “Définir comme carnet de notes par défaut”. Toutes les nouvelles notes (non classées) apparaitront dans ce carnet.






4. Scannez vos documents, et stockez-les dans un répertoire spécifique sur votre pc/mac. C'est là que je les place dans un répertoire "Dropbox" (mais vous pouvez utiliser Google drive, Skydrive ou tout autre service de stockage "dans les nuages" (cloud) afin de conserver une copie du document (cette étape est facultative)
Les paramètres du scan dépendent de votre scanner, mais si possible, scannez vos documents directement en format pdf avec reconnaissance de caractères (si votre scanner a cette option). Si votre scanner ne permet pas de convertir vos documents en pdf, il faudra peut-être considérer un achat. Scannez en format .jpg/.jpeg au pire des cas. 
Pas besoin de scanner en super-haute résolution (plus la résolution est haute, plus cela prend de la place). Il faut que le résultat soit lisible. Pour l'écran, 72dpi suffisent, pour l'impression on vise le 300dpi ou le 600 dpi
Sélectionnez vos fichiers, faites un clic-droit de votre souris (ou l'équivalent mac) et choisissez "ouvrir avec Evernote". Vos documents seront créés directement dans Evernote et dans le classeur "boite de Réception" comme nous l'avons configuré auparavant. (Désolée mon client mac est en anglais, mais bon vous comprendrez le principe ^^) 



Pour la suite, je vous suggère un petit film, c’est plus facile à expliquer. Ceci est ma méthode de travail “standard”.

Wouaahh alors ca, c'est un super boulot, merci beaucoup d'y avoir consacré du temps.

Pour ma part, je suis (presque) convaincue, d'autant plus que de choisir la version électronique des rélevés bancaires et autres est écolo.

Par contre, le seul truc qui m'inquiét(ait) c'était de ne pas m'y retrouver mais ce système d'évernote à l'air parfait.

Mais une question, par exp, ma banque me propose des relevés en ligne. Mais est-ce que je peux les transférer facilement dans evernote à ton avis ? idem pour sécu, mutuelle .. car sinon je perds les codes à la longue et du coup c'est bien galère pour accéder rapidement aux relevés..

Dropbox, j'ai c'est génial, scanner, j'ai aussi. Bien stocker les données à plusieurs endroits pour ne ps les perdre, comme tu le dis.

Sinon, il faut aussi connaitre la durée utile de conservation des documents, papiers ou virtuels, ca permet de vider régulièrement (genre facture tel 1 an, facture edf 2 ans, impots 3 ans etc)

Et je pensais à faire ca pour les dessins des filles, elles produisent énormément, j'ai du mal à tout stocker et encore plus à en jeter (je ne parle pas des travaux d'école mais des dessins faits quasiment tous les jours à la maison)... des conseils ?

Merci en tout cas !

Merci beaucoup pour cet article, j'adore l'idée, il faudrait que j'y réfléchisse et que je sache quels papiers jeter ou pas. Je me demande aussi si on peut perdre ces fichiers? (désolée je ne m'y connais pas trop en informatique mais mon ami pourra m'aider si je lui montre ton article). J'ai déjà tous mes relevés edf gdf et banque sur internet mais j'avoue ne pas les ouvrir... Ca craint car j'ai fait une erreur avec mes papiers pour la nounou je ne savais pas qu'au bout de X temps je ne pouvais plus télécharger les cotisations...

Ton dossier serait très utile

Super article Bonne'Heure ! Je suis assez geek donc c'est le genre de classement qui me plaît   

J'ai déjà un compte Evernote (j'avoue que je ne m'en sers pas, mais je n'aurais jamais pensé à l'utiliser comme ça) et j'utilise Google Drive. Je vais commencer par tout ce que j'ai déjà au format pdf (banque, factures de tel, achats sur internet) puis j'essaierai de scanner ce que je reçois. Par contre mon scanner n'est pas pratique. C'est une imprimante multifonction Lexmark et je n'ai jamais réussi à scanner directement sur mon ordi donc je suis obligée de passer par une clé usb, c'est pas très pratique. Mais je pourrai scanner au travail pendant ma pause... 

Enfin, ce sont de bonnes idées et je vais voir comment je peux exploiter ça !

A toutes : merci pour vos commentaires sur l'article, ça fait plaisir ;)

Quelques réponses à vos questions :

@cadesh13
Evernote permet en effet de s'organiser, c'est la grande qualité du système. Et c'est flexible pour s'adapter aux besoin de chacun/e.

Tu peux tout ajouter très facilement à Evernote. Si tu installes l'appli sur ton ordi, tu sauves le document sur ton pc (ou sur Dropbox/skydrive), clic-droit et tu l'ajoutes à Evernote. C'est le principe de base.

Evernote permet aussi d'avoir un email privée, c'est-à-dire que tu peux envoyer n'importe quel email à Evernote (j'avais oublié de le mentionner !), ce qui est super pratique. Un autre outil bien pratique c'est le web clipper, qui permet d'ajouter à Evernote une page web, un bout d'article, enfin n'importe quoi directement depuis le net. Et par exemple j'ai des pages de ce forum sur Evernote, par exemple les livres recommandés ou les chansons pour les tout-petits !

Etant "dans le nuage" je dirais que les données au niveau sauvegarde sont plus sûres que sur ton pc. Mais on est jamais à l'abri d'une panne générale du côté d'Evernote, d'un crash serveur etc... c'est pour ça que je stocke quand même mes documents à double. Ok on perd le classement au pire mais au moins il reste les documents.

Evernote possède des fonctions de tri très performantes, donc il est possible plus tard de rechercher tous les documents plus vieux que X années... mais comme le volume de données stockées n'est pas limité, à la limite tu t'en fiches... mais rien ne t'empêche aussi de faire une étiquette "1 an", "2 ans" etc pour déterminer la validité d'un document.
J'ai pas encore commencé ça avec les dessins de ma fille (qui en fait déjà aussi beaucoup) mais je compte aussi le faire   

@Euqilegna06
Le risque zéro n'existe pas en informatique, donc oui on pourrait perdre les documents. Les risques principaux seraient :
- crash des serveurs d'Evernote avec perte de documents/informations
- Fermeture d'Evernote (peu probable, cela marche du tonnerre). Le risque principal serait un rachat avec un nouvel acheteur qui change sa politique de stockage de données (mais il se tirerait une balle dans le pied s'il faisait ça...)

Avec la version pro du logiciel (payante donc), il est possible de faire une copie du contenu de la base sur ton pc (ou un disque dur externe...) je recommanderais de faire des sauvegardes régulières (ce que je ne fais pas encore à dire vrai, pourtant je suis une paranoïaque de la sauvegarde).

@Melly
Bons débuts, le plus dur est de se trouver une bonne organisation. C'est clair que si le scanner n'est pas pratique, cela devient tout de suite plus difficile à mettre en oeuvre (mais pas impossible). Au pire des cas il est possible d'utiliser un smartphone (mais bon la qualité n'est pas forcément au top non plus).

Plus on utilise Evernote et plus on y met du contenu, et plus ça devient puissant. Parce qu'on prend l'habitude de tout y mettre, et on sait que l'on va tout y retrouver aussi. Mais je vous laisse tester   

Super!Merci je ne suis pas une pro de l'informatique mais j'aime bien m'en servir quand on m'explique correctement.Et là ça me parait très clair!  
Il faut que j'essaye de le mettre en route mais je vais attendre que mon frère formate l'ordi.Ca me premettrait de faire le tri aussi dans mes papiers et de stocker par ce biais une sauvegarde des documents qu'on doit garder "à vie".
Bon mon scanner n'est pas le plus rapide du monde ça va être le soucis mais si je le fais régulièrement ça devrait aller.